Klantcase: Zo krijg je landelijke grip op je machinepark

Stichting Philadelphia Zorg werkt samen met Strijbosch en Intrakoop aan toekomstbestendig beheer van witgoedapparatuur. Hoe houd je grip op witgoedapparatuur op ongeveer 600 verschillende zorglocaties? Philadelphia begon klein, op één locatie in Schijndel. De samenwerking met Strijbosch groeide vervolgens van lokaal naar regionaal en landelijk. Via de overeenkomst van Intrakoop kon Philadelphia eenvoudig aansluiten op bestaande afspraken. In deze klantcase lees je hoe inzicht, passend advies en preventief onderhoud bijdragen aan toekomstbestendig machinebeheer.

Geen standaardlocatie, dus geen standaardoplossing

Bij Philadelphia verschilt het gebruik van was- en droogapparatuur sterk per locatie. Sommige locaties draaien dagelijks meerdere wasprogramma’s voor bewoners met een intensieve zorgvraag, terwijl andere locaties de apparatuur veel minder gebruiken. Daarom kijkt Philadelphia niet alleen naar de aanschaf van een machine, maar naar de volledige levenscyclus: van advies en installatie tot registratie, onderhoud en vervanging.

“De situatie op een locatie bepaalt wat nodig is. Daarom vinden we goed advies over passende apparatuur belangrijk.”

-        Hilde Ickenroth, Facilitair projectleider bij Stichting Philadelphia Zorg

Van één locatie naar een landelijke samenwerking

De samenwerking begon enkele jaren geleden bij de verbouwing van een voormalige kerk tot zorglocatie in Schijndel. Philadelphia zocht ondersteuning bij de inrichting van bewonerskamers en de levering van apparatuur. De ervaringen op deze locatie leidden tot nieuwe contacten en een bredere inzet van Strijbosch: eerst lokaal, daarna regionaal.

Hilde, wat gaf de doorslag in die eerste samenwerking?

Hilde: ‘Wat mij aansprak, was dat er niet alleen werd geleverd, maar vooral werd meegedacht. Er werd actief gezocht naar oplossingen die pasten bij de situatie op de locatie.’

De regionale ervaringen trokken de aandacht van het hoofdkantoor. Tijdens een gezamenlijke bijeenkomst met onder meer inkoop, facilitair management en huisvesting lichtte Strijbosch de aanpak toe. Daaruit bleek dat landelijke ondersteuning mogelijk was, met behoud van persoonlijke aandacht en korte communicatielijnen.

Waarom koos Stichting Philadelphia Zorg voor bredere ondersteuning?

Strijbosch ondersteunt zorgorganisaties bij advies, installatie, registratie, onderhoud, reparaties en rapportages. Ook brengt de leverancier kennis mee over hygiëne, duurzaamheid en de Milieuthermometer Zorg. Voor Philadelphia was vooral de combinatie van dienstverlening en zorgspecifieke kennis van waarde.

Wat betekent deze aanpak voor Stichting Philadelphia Zorg?

Hilde: ‘Strijbosch kijkt niet alleen naar een apparaat, maar vooral naar wat een locatie nodig heeft. Dat helpt ons betere keuzes te maken en locaties beter te ondersteunen.’

Hoe kijkt Strijbosch naar de totale kosten en inzet?

Matthijs van Uden: ‘Het gaat niet meer alleen om de aanschafprijs. Het gaat om het juiste apparaat op de juiste plek, met inzicht in gebruik, onderhoud en toekomstige vervanging.’

De rol van Intrakoop: aansluiten op bestaande afspraken

Strijbosch was al gecontracteerd leverancier binnen Intrakoop. Daardoor kon Philadelphia intekenen op de bestaande overeenkomst en gebruikmaken van de gemaakte afspraken, dienstverlening en voorwaarden. Een volledig nieuw traject was niet nodig. Zo kon de regionale samenwerking worden uitgebreid naar landelijke ondersteuning.

" Doordat Philadelphia via de Intrakoopovereenkomst eenvoudig kon aansluiten, konden we ons vanaf dag één richten op wat echt belangrijk is: inzicht creëren, locaties ontzorgen en samen bouwen aan een toekomstbestendig machinepark."

-    Matthijs van Uden, Salesmanager Strijbosch

Matthijs, hoe verliep de stap naar landelijke ondersteuning?

Matthijs: ‘Na het gesprek op het hoofdkantoor is het snel gegaan. Philadelphia kon via Intrakoop intekenen op de overeenkomst. Vervolgens zijn wij de organisatie landelijk gaan ondersteunen.’

Eerst inzicht, daarna gericht sturen

Bij een organisatie met honderden locaties is het niet vanzelfsprekend om precies te weten welke machines waar staan, hoe oud ze zijn en wanneer vervanging nodig is. Philadelphia en Strijbosch werken daarom aan registratie en inventarisatie van de apparatuur. Ze leggen vast welke machines aanwezig zijn en kijken naar technische staat, gebruik en verwachte levensduur.

De gegevens vormen de basis voor rapportages over onderhoud, vervanging en toekomstige investeringen. Ook ondersteunen de inzichten de duurzaamheidsdoelstellingen en de Milieuthermometer Zorg.

Lessons learned: begin met inzicht, niet met vervangen

Terugkijkend op de samenwerking ziet Philadelphia een duidelijke les voor andere zorgorganisaties: begin niet met het vervangen van apparatuur, maar met het verkrijgen van inzicht.

Door eerst in kaart te brengen welke apparatuur aanwezig is, wat de technische staat is en welke vervangingsopgave eraan komt, ontstaat een veel beter vertrekpunt voor beleid, duurzaamheid en investeringsbeslissingen.

De belangrijkste lessen:

• Investeer eerst in inzicht. Zonder een actueel overzicht van het machinepark is sturen op kosten, duurzaamheid en vervanging lastig.
• Kijk verder dan de aanschafprijs. De juiste apparatuur op de juiste locatie voorkomt problemen en draagt bij aan kwaliteit, hygiëne, duurzaamheid en de laagste TCO.
• Werk samen met een partner die meedenkt. Advies, registratie, rapportages en preventief onderhoud leveren op lange termijn vaak meer waarde op dan alleen een product.
• Maak gebruik van bestaande samenwerkingen. Via een overeenkomst van Intrakoop kunnen organisaties snel aansluiten op een bewezen aanpak en direct profiteren van de opgebouwde kennis en dienstverlening.

Ook aan de slag met toekomstbestendig machinebeheer?

Wil je meer grip krijgen op jouw machinepark, werken aan duurzaamheidsdoelstellingen of ontdekken hoe landelijke ondersteuning en persoonlijke service hand in hand kunnen gaan?

Via Intrakoop kunnen zorgorganisaties eenvoudig gebruikmaken van de kennis, expertise en dienstverlening van gecontracteerde leveranciers zoals Strijbosch.

Meer weten? Neem contact op met Astrid Willemsen, contractmanager bij Intrakoop.