Deskundig contractmanagement in de farmacie: hoe Savant Zorg, Brocacef Ziekenhuisfarmacie en Intrakoop samen de zorg verbeteren

In dit interview delen ouderenzorgorganisatie Savant Zorg, apotheekpartner Brocacef Ziekenhuisfarmacie en Intrakoop hun ervaring over de onderlinge samenwerking. Medicatieveiligheid, kostenbeheersing en procesoptimalisatie zijn hierbij cruciale thema’s. Zorgvuldig contractmanagement op het gebied van farmacie neemt zorgorganisaties veel werk uit handen en levert belangrijke toegevoegde waarde aan deze thema’s. De samenwerking laat zien hoe farmaceutische zorg efficiënter én veiliger ingericht kan worden.

Savant Zorg: een warme organisatie met een heldere visie

Savant Zorg is een ouderenzorgorganisatie in Noord-Brabant die zorg biedt aan ruim 4000 cliënten thuis en op meerdere locaties. De organisatie levert een breed scala aan diensten: van intramurale zorg tot wijkverpleging en thuisbegeleiding. Opvallend bij Savant Zorg is de platte organisatiestructuur zonder managementlagen, waarbij gelijkwaardigheid van medewerkers centraal staat.

‘We zijn een warme organisatie. Huiselijkheid vinden we belangrijk,’ vertelt Irene van den Berkmortel, Adviseur zorgontwikkeling bij Savant Zorg. Dit komt bijvoorbeeld terug in onze bewoordingen: ‘We spreken niet over ‘opgenomen worden’, maar over ‘verhuizen’ en ‘wonen’. Deze aanpak zie je terug in onze hoge klanttevredenheidsscores.’

Een langdurige samenwerking met Intrakoop

De samenwerking tussen Savant Zorg en Intrakoop gaat al jaren terug. Chantal Labrijn, Contractmanager Farmacie bij Intrakoop bevestigt: ‘Savant Zorg behoort tot de leden met de langstlopende farmaciecontracten bij ons. Onze relatie is gebaseerd op vertrouwen, transparantie en betrokkenheid.’

Irene: ‘Intrakoop neemt ons met het contractmanagement enorm veel werk uit handen. Dat is superfijn; we leunen op Intrakoop dat ons altijd goed begeleidt. Alleen al dat Intrakoop onze facturen checkt helpt ons enorm. Hierbij is Chantal altijd benaderbaar.’

Chantal licht toe: ‘Goed contractmanagement gaat verder dan kostenbeheersing. Het draait ook om veiligheid, procesondersteuning en kennisdeling. Ik heb bovendien een achtergrond in de apothekerswereld en affiniteit met de zorg. Dat helpt me om de juiste verbindingen te leggen.’

Brocacef Ziekenhuisfarmacie: farmaceutische zorg op maat

Brocacef Ziekenhuisfarmacie is de instellingapotheek voor Savant Zorg. De Brocacef-groep bestaat uit meerdere onderdelen, waaronder Brocacef Ziekenhuisfarmacie, dat zich richt op instellingsfarmacie voor zorginstellingen. Met ruim 300 medewerkers op vijf locaties bedient Brocacef Ziekenhuisfarmacie meer dan 25 instellingen met in totaal 25.000 cliënten.

Josca Denissen, manager farmaceutische dienstverlening van Brocacef Ziekenhuisfarmacie: ‘We beschikken over veel ervaring en werken met vaste contactpersonen. Iedere instelling heeft een instellingsapotheker, een accountmanager en een klantconsulent. Ondanks onze grootte leveren we zorg op maat.’

‘Het voelt soms alsof we collega’s zijn,’ zegt Irene. ‘De expertise van Brocacef Ziekenhuisfarmacie is essentieel om de juiste zorg te bieden aan onze bewoners.’

Intensieve samenwerking en korte lijnen

De samenwerking tussen Savant Zorg en Brocacef Ziekenhuisfarmacie is intensief en goed georganiseerd. Er zijn vaste overlegmomenten, zoals tweemaal per jaar over managementrapportages, maar ook is er frequenter contact via vakgroepen en commissies.

Kaylee Herfkens-de Vries, klantconsulent bij Brocacef Ziekenhuisfarmacie: ‘Ik krijg uiteenlopende vragen, bijvoorbeeld over het bewaren van medicijnen, over bestellingen of over het voorschrijf- en toediensysteem. Maar mijn rol draait vooral om medicatieveiligheid. Uit een audit die ik hield, bleek dat het op een locatie niet goed liep met de werkvoorraad. Ik zag dat terug in de audit. Samen met de farmaceutische distributiecommissie en Irene pakten we dit op met de betrokkenen en dat leidde tot verbetering.’

‘We weten elkaar goed te vinden. Iedereen heeft hetzelfde doel,’ vult Irene aan.

De rol van de arts: betrokken en ondersteunend

Ook Marie van der Weide, specialist ouderengeneeskunde bij Savant Zorg, ervaart de samenwerking met Brocacef Ziekenhuisfarmacie als zeer positief: ‘Het contact is ontzettend laagdrempelig. Brocacef Ziekenhuisfarmacie denkt goed mee over medicatievoorschriften en leveringen. We willen de medicatiekosten verlagen, vooral bij spoedritten. We hanteren vaste leveringsdagen en houden rekening met overnightleveringen om spoedritten te voorkomen. De betrokkenheid en snelheid van Brocacef Ziekenhuisfarmacie zijn indrukwekkend.’

Contractmanagement als verbindende schakel

Chantal fungeert als spil tussen Savant Zorg en Brocacef Ziekenhuisfarmacie. ‘De productgroep Farmacie van Intrakoop heeft inmiddels het forse aantal van ruim 80 farmaciecontracten gesloten. We delen informatie met onze gecontracteerde leden en fungeren als kennispartner. Zowel het lid als de apotheek krijgen van mij aandacht. Naast mijn controlerende functie heb ik ook een signaleringsfunctie; ik analyseer en lever informatie aan die verder gaat dan cijfers.’

De uitdagingen bij zorginstellingen op het gebied van farmacie zijn niet gering. Chantal: ‘De zorgzwaarte neemt toe, de ligduur wordt korter en personeelskrapte is een probleem. Wet- en regelgeving werkt soms belemmerend en financieringsstromen veranderen snel. Dat vraagt om deskundige ondersteuning die ik als contractmanager Farmacie lever.’

Procesverbetering en duurzaamheid

Een belangrijk aandachtspunt binnen Savant Zorg is het voorkomen van spoedritten. Irene: ‘Samen met de apotheker van Brocacef Ziekenhuisfarmacie en de aan onze organisatie verbonden arts, Marie, werken we aan een optimale medicatievoorraad. Bijvoorbeeld met medicijnvoorraadkasten, zodat Brocacef Ziekenhuisfarmacie niet onnodig hoeft te rijden.’

Bilal Boughalab, apotheker bij Brocacef Ziekenhuisfarmacie: ‘Efficiënt werken maakt het proces ook duurzamer. Bijvoorbeeld door onze logistieke verbeteringen voor de levering van paracetamol en laxantia zijn er minder dozen nodig.’  Josca voegt toe: ‘Bij metingen zagen we dat dit leidde dit tot het gebruik van tot wel 40% minder dozen en veel minder bestelhandelingen.’

Audits en kwaliteitsverbetering

Savant Zorg maakt ook gebruik van audits die het Instituut Verantwoord Medicijngebruik (IVM) uitvoert. Irene: ‘Op basis van het contract mogen wij elke twee jaar een audit laten uitvoeren. De IVM-apotheker heeft twee van onze locaties ge-audit. Dat was heel waardevol.’

Marie: ‘Het IVM heeft een duidelijk verslag opgeleverd. We hebben het goed gedaan en kregen tegelijkertijd nuttige, concrete adviezen.’

Chantal: ‘De samenwerking tussen Intrakoop en het IVM is heel waardevol. Deze loopt al tien jaar en wordt dit jaar weer met vijf jaar verlengd.’

Wat kunnen andere zorginstellingen leren?

De samenwerking tussen Savant Zorg, Brocacef Ziekenhuisfarmacie en Intrakoop is een voorbeeld van hoe deskundig contractmanagement zorginstellingen kan ontlasten en versterken.

Irene geeft andere zorginstellingen als advies: ‘Overweeg het contractmanagement: het is echt waardevol en ondersteunend. Het helpt bij het volgen van wet- en regelgeving en het ontlast je in het grote geheel van contracten.’

Chantal benadrukt: ‘Als contractmanager bij Intrakoop borgen we de kwaliteit van farmaceutische zorg voor onze leden en zorgen we waar mogelijk voor verbetering. Medicatieveiligheid en verduurzaming spelen hierbij een belangrijke rol. Zo ligt bijvoorbeeld een analyse van data aangeleverd door apotheken en zorginstellingen ten grondslag aan de verduurzaming van het medicatieproces binnen de zorg. Ook bewaken we marktconformiteit van tarieven en voeren we effectief leveranciersmanagement uit.’

Tot slot: samen werken aan betere zorg

Wat dit interview duidelijk maakt, is dat deskundig contractmanagement geen abstract begrip is, maar een concrete meerwaarde biedt. Door intensieve samenwerking, heldere afspraken en continue evaluatie kunnen zorginstellingen zoals Savant Zorg hun farmaceutische processen optimaliseren – met als resultaat betere zorg voor cliënten, minder administratieve lasten voor medewerkers en meer grip op kosten.

Laat je vakkundig ondersteunen door de productgroep Farmacie

De productgroep Farmacie ondersteunt al ruim 80 zorginstellingen door bevlogen contractmanagement en deskundig datamanagement. We borgen de kwaliteit van de farmaceutische zorg voor onze aangesloten leden en we zorgen waar mogelijk voor verbetering. Medicatieveiligheid en verduurzaming spelen hierbij een belangrijke rol, Ook bewaken we de marktconformiteit van tarieven en voeren we effectief leveranciersmanagement uit.

Wil je meer weten? Neem dan contact met ons op via medisch@intrakoop.nl.