Klantcase: Viattence kiest met expertcarrousel voor praktische en concrete aanpak eten en drinken

Vanaf 1 mei koopt Intrakooplid Viattence al haar eten en drinken in bij Holland Food Service. Deze keuze is het resultaat van een bijzonder inkoopproject. Viattence vond onder begeleiding van Intrakoop de juist leverancier door een innovatieve aanpak: de expertcarrousel.

Een korte uitleg over de expertcarrousel én een interview met Dyan Komrij, Adviseur Facilitair & Inkoop bij Viattence, die samen met Intrakoop en een groep betrokken collega’s dit innovatieve inkoopproject doorliep.

Primeur expertcarrousel

Voor het eerst werd voor een inkoopproject de expertcarrousel toegepast – een concept ontwikkeld door Intrakoop. Deze aanpak ontstond vanuit de behoefte om leveranciers niet alleen op papier, maar ook in de praktijk te toetsen. Want een mooie offerte zegt niet alles; het gaat erom hoe een leverancier écht presteert op thema’s die voor de zorgorganisatie belangrijk zijn.

Inkoopconsultant bij Intrakoop, Marcel van Dalen, licht het concept toe: ‘De experts van de leveranciers gaan live in gesprek middels de experttafels. Meerdere experttafels vormen samen de expertcarrousel.

In de carrousel kwamen experts van zowel de zorgorganisatie als de leveranciers samen om aan de experttafels maximaal vijf thema’s door te spreken, zoals:

• de doelgroep
• maatwerk
• welzijn
• clienttevredenheid
• training en ondersteuning voor de collega’s

Denk bij experts aan een duurzaamheidscoördinator, collega’s uit de zorg en facilitair, een diëtist of een inkoper die samen met leveranciers in gesprek gingen. Per thema werden gunningscriteria opgesteld, die zowel schriftelijk als praktisch werden beoordeeld.  Deze opzet zorgde voor een diepgaand en realistisch beeld van de toegevoegde waarde van elke partij.

De expertcarrousel geeft een beter inzicht in de kennis en kunde en het aanbod van de leverancier. Het is een grote meerwaarde ten opzichte van een schriftelijk aanbod. We hopen dat deze aanpak andere leden inspireert om ook op een vernieuwende manier naar inkoop te kijken.’

Een samenwerking die aan drie kanten snijdt

De samenwerking tussen Viattence, Intrakoop en Holland Food Service werd als zeer positief ervaren. Het mes sneed ‘aan drie kanten’:

• Het lid kreeg maatwerkadvies en werd volledig ontzorgd in het proces.
• De leverancier kreeg de kans in gesprek te gaan met een potentiële klant en zich op inhoud en praktijk te onderscheiden.
• Intrakoop bewees haar rol als trusted advisor, innovator en verbinder.

Eten & drinken als strategisch speerpunt

De keuze voor Holland Food Service sluit naadloos aan bij de facilitaire strategie van ouderenzorgorganisatie Viattence. Eten en drinken is meer dan een basisvoorwaarde: het draagt bij aan welzijn, eigen regie en plezier.

De voedingsvisie van Viattence luidt dan ook: ‘Eten en drinken is smaakvol, veilig, gezond, duurzaam, en draagt bij aan het welzijn en de eigen regie van de cliënt.’

Met één leverancier ontstaat rust, overzicht en kwaliteit. Teams krijgen ondersteuning bij het samenstellen van menu’s, inzicht in budgetten via een handige tool, en ruime keuze in producten die passen bij de Schijf van Vijf.

Dyan Komrij, Adviseur Facilitair & Inkoop bij Intrakooplid Viattence, vertelt over de ervaringen binnen haar organisatie met de expertcarrousel.

Dyan, allereerst gefeliciteerd met het 15-jarig jubileum van Viattence. Kun je iets vertellen over jullie zorgorganisatie?

Dyan: ‘Dank je wel! Viattence ondersteunt mensen tijdens het ouder worden met (dag)begeleiding, (preventieve) behandelingen, thuiszorg en verpleeghuiszorg. Als stichting doen we dit 15 jaar, maar sommige locaties bestaan zelfs al meer dan 60 jaar.’

Waar hou jij je in jouw functie vooral mee bezig?

Dyan: ‘Ik richt me op uiteenlopende facilitaire onderwerpen. Onder andere hou ik me bezig met het Facilitaire plan van Viattence. Naast eten en drinken gaat dit plan over uiteenlopende facilitaire onderwerpen als was en linnen, afvalscheiding, beveiliging en schoonmaak.

Ook hou ik me bezig met een voortraject van een nieuwe woonzorglocatie. Verder met inkoopcontracten - contractbeheer, contractonderhandelingen en advisering, bijvoorbeeld op het gebied van medische hulpmiddelen en farmacie.

Eén van de onderdelen van het Facilitaire plan was het ontwikkelen van een visie voor eten en drinken als basis voor een aanbestedingstraject, waarbij ik voor het aanbestedingstraject de rol van projectleider vervul.’

Wat was de aanleiding van dit inkoopproject?

Dyan: ‘We wilden graag naar één leverancier. Omdat we veel leveranciers hadden, waren er ook veel contracten, dus veel afspraken.

Eten en drinken is een uitermate belangrijk onderwerp. We moeten de juiste keuze maken: het aanbod dat smakelijk en gezond moet zijn en passend bij de wensen en eventuele diëten van onze bewoners.

Verder hebben we te maken met duurzaamheidsvereisten uit de Green Deal en spelen vanzelfsprekend ook de uitgaven een rol bij het maken van keuzes.

Door te werken met één enkele leverancier willen we het onze collega’s makkelijker maken, meer efficiency behalen en kwaliteit verhogen. De begeleiding door de leverancier is hierbij heel belangrijk. Denk alleen al aan de beantwoording van een vraag als: ’’Wat is nu eigenlijk een maaltijd van goede kwaliteit?“’

Jullie kwamen voor dit inkooptraject in contact met Intrakoop. Hoe verliep dit contact?

Dyan: ‘We zijn al heel lang Intrakooplid en hadden via Intrakoop al contacten met food leveranciers. We wilden het gesprek aangaan met de leveranciers en waren benieuwd naar de kijk van Intrakoop hierop.

Intrakoop heeft ons vervolgens begeleid bij het proces. Naast het regelmatige contact met Intrakoop Contractmanager Marc Stout, traden we in contact met Marcel van Dalen (red. Inkoop Consultant) en Luuk van Wingerden (red. Inkoop Consultant).’

Wat was er anders dan anders aan dit inkoopproject en hoe verliep dit?

Dyan: ‘We hebben het project grondig aangepakt. Dit nam een aantal maanden in beslag. Op 1 mei 2025 zijn we begonnen met de implementatie. Intrakoop heeft ervoor gezorgd dat dit traject goed en zorgvuldig is verlopen. De stapsgewijze aanpak en de communicatie rondom dit project zijn ons goed bevallen.

Startpunt was om te kijken naar onze eigen doelen: naar die van de medewerkers, van de bewoners en van onze organisatie. De bestuurlijke overwegingen waren vanzelfsprekend eveneens van belang: we werkten met een stuurgroep, zodat ook vandaaruit draagvlak was. Er is lef getoond om het traject uit te voeren en om het op deze wijze vorm te geven. We keken naar het aanbod van leveranciers en uiteindelijk ging het om de vraag welke leverancier het beste bij onze organisatie zou passen.

Wij kregen een primeur: Marcel en Luuk hebben de door Intrakoop ontwikkelde expertcarrousel bij onze hulpvraag toegepast.’

En hoe reageerden de leveranciers?

Dyan: ‘De leveranciers beantwoordden een groot deel van de vragen schriftelijk -  zoals gebruikelijk bij inkoopprojecten. Met de expertcarrousel gingen we een flinke stap verder: we stelden de leveranciers verdiepende vragen die zij bij ons op locatie mochten toelichten. Dit deden we aan de hand van thema’s, zoals welzijn en cliënttevredenheid en training en ondersteuning.

Alle leveranciers reageerden positief op deze manier van werken. Het concept was zowel voor ons als voor de leveranciers nieuw én leerzaam.

Samen met Intrakoop hadden we de sessies heel goed voorbereid. We vormden een eigen beeld over welke leverancier er nu echt bij het DNA van Viattence zou passen.’

Hoe heb je de samenwerking met Marcel ervaren?

Dyan: ‘De samenwerking verliep heel prettig. Marcel is altijd goed voorbereid en neemt ons goed mee. Vanuit inkoop kennen wij soortgelijke inkooptrajecten. Marcel zorgde er ook voor dat mensen met andere functies voor wie dit nieuwe materie was, goed voorbereid waren. Waar nodig stuurde hij ons bij. Hij was nooit partijdig en stelde zich onafhankelijk op. Uiteindelijk viel de keuze op Holland Food Service.’

De implementatie is net gestart: hoe bevalt de samenwerking met de nieuwe leverancier?

Dyan: ‘We zijn goed begonnen. Het gaat om een grote omschakeling en de implementatie is dus een flinke opgave: een verandering is altijd wennen en er zullen altijd verbeterpunten zijn.

De overgangsperiode moeten we met zijn allen door. Daarom besteden we veel aandacht aan goede communicatie. Het creëren van intern draagvlak is essentieel.

De leverancier is goed zichtbaar. Dat is absoluut een pluspunt. Ze bezoeken frequent onze locaties en laten zien dat ze onze collega’s willen helpen bij het omschakelen.’

Is er iets wat we nog niet besproken hebben, wat je graag zou willen toevoegen?

Dyan: ‘Werken met de expertcarrousel was ook leerzaam en leuk. Het is fijn dat wij kunnen meeliften op de ervaring van Marcel en de documenten die hij met ons kon delen. En het is belangrijk om je eigen organisatie te kunnen herkennen in waar je mee bezig bent.’

Heb je een advies voor andere Intrakoopleden die met soortgelijke uitdagingen zitten?

Dyan: ‘Ik zou andere leden zeker aanraden om de expertcarrousel in te zetten bij een inkoopproject zoals dit. Neem de tijd en zorg ervoor dat je eerst je eigen visie duidelijk hebt. Uit de expertcarrousel komt ook naar voren of je wel of geen raakvlak hebt met de leverancier en zijn vertegenwoordigers. Intrakoop kan je hierbij goed begeleiden.’

Dank je wel voor dit interview, Dyan!

Wat deze klantcase laat zien:

• Intrakoop speelt een sleutelrol in het begeleiden van complexe inkooptrajecten.
• De expertcarrousel is een innovatieve methode die zorgt voor betere keuzes en meer draagvlak.
• Intrakoop bewijst haar meerwaarde als strategisch kennispartner voor leden in de zorg.

Meer weten?

Wil je meer weten over wat Intrakoop voor jouw organisatie kan betekenen op het gebied van eten en drinken? Neem contact op met Marcel van Dalen.