Als zorginstelling wil je vanzelfsprekend een voordelig en betrouwbaar energiecontract, waarbij je zoveel mogelijk ontzorgd wordt. Maar hoe werkt de (collectieve) inkoop van energie via Intrakoop nu eigenlijk? En wat zijn de voordelen voor jou als lid van ons contractmanagement? Graag leggen we je uit hoe Intrakoop voor haar leden energie vergelijkt en inkoopt, zodat jij als Intrakooplid hiervan profiteert.

Het inkopen van energie is een ingewikkeld proces. De experts van de productgroep Energie & Vastgoed leggen zich hierop met grote toewijding toe. Onze energieovereenkomsten worden gewaardeerd en het is dus niet voor niets dat het merendeel van de Intrakoopleden eraan deelneemt.

Risico- en kostenbeheersing

Energie-inkoop is zowel een operationeel als een strategisch proces voor (zorg)organisaties die kosten, risico’s en onvoorspelbaarheid willen beheersen. Door collectief in te kopen via Intrakoop profiteer je van scherpe prijsvoordelen, een transparante prijsopbouw en professionele begeleiding door Intrakoopleverancier Hellemans Consultancy. Daarnaast maak je bewust een keuze voor een inkoopstrategie die aansluit bij jouw risicobereidheid en contractvoorwaarden.

Het inkoopproces

Het inkoopproces bestaat uit twee hoofdfasen:

1. Het sluiten van een leveringscontract: inclusief contractvoorwaarden en leveranciersopslag.
2. De marktinkoop:  het vastleggen van de prijs op de energiemarkt door het uitvoeren van deelaankopen volgens een vooraf gekozen strategie.

Hieronder lichten we dit verder toe:

Het leveringscontract

Een leveringscontract bij Intrakoop komt tot stand via een Europese aanbesteding of een onderhandse gunning, op voorwaarde dat dit binnen de kaders passend en doelmatig is.

In beide gevallen beoordelen we leveranciers op prijs én voorwaarden volgens een vooraf vastgestelde weging met als doel om de beste totale propositie voor deelnemers te realiseren.

De uiteindelijke gunning wordt gedaan door de Stuurgroep Energie van Intrakoop, bestaande uit een afvaardiging van Intrakoopleden uit diverse sectoren, Intrakoop en Hellemans Consultancy.

Prijsopbouw leveringstarieven

De leveringstarieven bestaan uit drie componenten:

1. De marktprijs: de actuele beursprijs voor het in te kopen jaar, afhankelijk van wanneer, hoe en op welke markt je inkoopt.
2. Een leveranciersopslag: een toeslag per leverancier voor kosten, risico’s, dienstverlening en marge.
3. Kosten voor verduurzaming van elektra

Wat zit er in de leveranciersopslag?

• Profielkosten: deze zijn afhankelijk van jouw verbruiksprofiel (24/7 of vooral tijdens kantooruren). De leverancier schat de toekomstige kosten in om het afnameprofiel te managen.
• Bandbreedte-afdekking: dit zijn kosten voor toegestaan meer- of minderverbruik (bijvoorbeeld 10% of 15%). Bij afwijkingen kan de leverancier met een tekort of juist een overschot “energievoorraad” geconfronteerd worden. Dit levert nagenoeg altijd verlies op de handelsmarkt op.
• Onbalansrisico: afwijkingen ten opzichte van prognoses door weersomstandigheden, productie of onderhoud. Onbalans moet worden opgevangen door extra vermogen bij- of af te schakelen, wat door de onvoorspelbaarheid van duurzame opwek steeds kostbaarder wordt.
• Kredietrisico: dekking voor wanbetaling of faillissementen.
• Administratie: facturatie, mutatieverwerking en wettelijke aanpassingen.
• ICT & data: meetsystemen, validatie, forecasting- en risicomodellen.
• Voorfinanciering: na een deelaankoop moet de leverancier de marktwaarde binnen enkele dagen afrekenen, terwijl facturen van eindverbruikers vaak pas jaren later worden betaald.
• Contractmanagementvergoeding: een mogelijke (commerciële en/of administratieve) vergoeding voor de adviseur of collectiefbeheer door de energieleverancier.
• Leveranciersmarge: de commerciële marge van de leverancier.

Contractmanagement via Intrakoop: specialistische collectieve krachtenbundeling

Belangrijk hierbij te realiseren is dat Intrakoop door collectieve inkoop scherpe opslagen kan realiseren. Intrakoopleden kiezen voor Intrakoop vanwege onze heldere aanpak voor inkoop- en contractmanagement.

Contractvoorwaarden

Dit is de “small print” die een groot verschil maakt. Intrakoop optimaliseert standaard belangrijke voorwaarden, zoals:

• Bandbreedte/volume-tolerantie (BB): een afspraak over contractvolume en toegestane afwijking (vaak 10% of 15%). Bij overschrijding volgt nacalculatie tegen marktcondities. Voor het Intrakoopcollectief gelden overigens helemaal geen bandbreedtes, behalve bij gas-telemetrie in het Europees Aanbestedingscollectief.
• Betalingsgaranties: bijvoorbeeld borg of bankgarantie, afhankelijk van kredietwaardigheid en volumegroottes.
• Betalingstermijn: van invloed op cashflow en voorfinancieringskosten.
• Terugleverafspraken van je duurzaam opgewekte stroom
• Algemene voorwaarden en bijlagen

Intrakoop zoekt de beste balans

De prijs en voorwaarden kunnen per leverancier en per jaar verschillen. Intrakoop zoekt per aanbesteding de beste balans. Juist door de grote schaal waarop Intrakoop de contracten onderhandelt en in de markt zet, maken we voor Intrakoopleden het verschil met unieke contractvoorwaarden.

De inkoopstrategie (het vastleggen op de markt)

Na het contracteren start de daadwerkelijke inkoop op de energiemarkt. Deze markt is dagelijks prijsbepalend en vaak volatiel (grote fluctuaties). Omdat de prijsrichting vooraf natuurlijk niet bekend is, kopen we gespreid in.

Basisprincipe: spreiding in tijd

In plaats van één groot inkoopmoment (hoog risico), kiest Intrakoop voor meerdere inkoopmomenten. Op dit moment zijn er volumes ingekocht voor 2028 en wordt er al gekeken naar 2029 en 2030. Bij elk moment wordt een deelvolume vastgelegd. De uiteindelijke leveringsprijs is het gewogen gemiddelde van alle transacties voor het leveringsjaar.

Kaderstelling vooraf

Voor de start definiëren we kaders die richting geven:

• Kostenrisico beperken: opwaarts prijsrisico zo mogelijk plafonneren.
• Budgetzekerheid: voor een duidelijke deadline moet de prijs vaststaan (bijvoorbeeld voor de begrotingsronde).
• Voorspelbaarheid: beheersbare jaar-op-jaar schommelingen om de budgetten te managen en wijzigingen tijdig te signaleren.

Van kaders naar strategie

Voorbeelden van strategie-elementen:

• Vastleggingspad: bijvoorbeeld zes tot tien transacties vooraf per leveringsjaar met min/max-banden per kwartaal.
• Triggermomenten: prijsniveaus (absoluut/relatief), moving averages, stoploss of kalendergestuurde momenten.
• Maximale prijs-cap: een plafond voor een deel van het volume, zodat dat deel nooit boven een vooraf vastgestelde prijs wordt ingekocht.
• Bandbreedtes en flexibiliteit: afgestemd op onzekerheid in volume en portfolio-wijzigingen.
• Governance: wie beslist, hoe snel, op basis van welke rapportage en mandaten.

Stresstest & risicometing

Een goede strategie wordt vooraf getest: wat als prijzen langdurig stijgen, dalen of extreem volatiel zijn? Hellemans Consultancy simuleert voor ons verschillende scenario’s om de bandbreedte van uitkomsten te tonen (P10–P90) en vergelijkt die met de risicobereidheid (zogeheten Monte Carlo-modellen). Deze modellen worden tijdens de overleggen met de Stuurgroep Energie besproken en de strategie wordt, wanneer nodig, bijgesteld op basis van marktontwikkelingen.

Evaluatiehorizon bepaalt succes

Het succes van een inkoopstrategie meet je over meerdere jaren (minimaal vijf). Een momentopname vergelijken met andere collectieven is misleidend: marktomstandigheden en vastleggingsmomenten verschillen per portfolio, strategie en per jaar. Een strategie met hoog risico kan één jaar lage prijzen opleveren, maar geldt dat ook voor de andere jaren?

We kiezen voor realistische doelen: de beste strategie is niet die één keer de allerlaagste prijs raakt, maar die consequent de beste prijs-risicoverhouding binnen de afgesproken kaders levert.

Samengevat

Energie-inkoop via Intrakoop combineert professionele contractering met gedisciplineerde marktinkoop. Door vooraf duidelijke kaders te stellen, opslag en voorwaarden scherp te onderhandelen en via gespreide inkoop te werken, ontstaat een voorspelbaar en verdedigbaar kostenprofiel. De meest succesvolle strategie is die welke consequent binnen de afgesproken kaders de beste prijs-risicoverhouding levert en niet die ene keer de allerlaagste prijs.

Intrakoop helpt jou met een conditievergelijk

We kunnen ons voorstellen dat je dit ingewikkeld vindt. Heb je vragen hierover? Deel ze met ons. Ook kunnen we een conditievergelijk voor jouw zorginstelling maken op basis van Total Cost of Ownership (TCO). We nodigen je uit om hiervan gebruik te maken. Team Energie & Vastgoed helpt je hierbij graag. We zijn bereikbaar via energie@intrakoop.nl.