'Dit traject veranderde onze kijk op schoonmaak'

Schoonmaakteam van Gom ZorgSupport

Zorginstelling Sherpa was op zoek naar een ander schoonmaakbedrijf. Dat wilden ze goed aanpakken. Met de juiste kennis en deskundigheid op het gebied van inkoop én de schoonmaakmarkt. Ze deden een aanbestedingstraject met Intrakoop. Dat leverde nieuwe inzichten op, een geschikt schoonmaakbedrijf en een glashelder contract.

Sherpa ondersteunt mensen met een verstandelijke en/of lichamelijke beperking bij wonen, werken, leren en vrije tijd. Hiervoor hebben ze meer dan 100 locaties in de regio Gooi & Vechtstreek, Eemland en Utrecht-West. Naast de eigen schoonmaakdienst werken zij met een extern schoonmaakbedrijf. ‘Schoonmaak heeft veel impact op een organisatie met zoveel verschillende locaties’, aldus Karin Hildebrand, inkoper bij Sherpa. ‘Het gaat vaak om langlopende contracten. Dus als we veranderen van leverancier, willen we dat goed aanpakken. Maar we hebben geen tijd om ons steeds te verdiepen in de laatste ontwikkelingen in de schoonmaak. Daarom schakelden we Intrakoop in.’

Nieuwe kijk

Sherpa richtte een projectgroep op die inventariseerde waaraan de schoonmaak moest voldoen. 'Daarbij konden we snel schakelen met Intrakoop', vertelt Karin. 'Samen met inkoper/productmanager Joost Geerlings bepaalden we welke informatie nodig was voor de aanbesteding. Hij praatte ons bij over de ontwikkelingen en huidige contracten in de schoonmaakmarkt. Onze schoonmaak was nogal traditioneel geregeld. Wij bepaalden hoe lang schoongemaakt moest worden. In de nieuwe contractvorm volgens Best Value – ook wel prestatie-inkopen genoemd - bepaalt het schoonmaakbedrijf wat schoongemaakt moet worden, wie dat doet en hoeveel tijd nodig is. Tegen een marktconforme prijs. Dat heeft onze kijk op schoonmaak veranderd. Schoonmaak is de expertise van het schoonmaakbedrijf, zoals zorg onze expertise is. Je legt de verantwoordelijkheid bij de deskundige.'

‘Intrakoop helpt leveranciers om zich verder te ontwikkelen en zorgorganisaties tegemoet te komen.

Karin Hildebrand | Inkoper bij Sherpa

Online vergelijken

Intrakoop stelde aan de hand van Sherpa’s input de documenten op voor de aanbesteding. 'We maakten samen een plan van eisen en wensen en een calculatiemodel. Via Intrakoop konden we handig werken met Negometrix, een online aanbestedingsinstrument waarmee je gestructureerd aanbiedingen vergelijkt. Je zet je vragen, eisen en wensen erin en de leveranciers zetten hun aanbiedingen erin. Normaal krijg je bij een aanbesteding pakken papier van elke leverancier, een hele klus om door te werken. Negometrix maakt het vergelijken een stuk makkelijker.'

Juiste klik

Drie leveranciers deden een aanbod, waarvan twee er als beste uitsprongen voor Sherpa. 'Vervolgens hebben we vertegenwoordigers van de twee schoonmaakbedrijven geïnterviewd. Met Joost bepaalden we welke vragen we moesten stellen om een goed beeld te krijgen. We spraken niet met de snelle salesjongens, maar met de object- en rayonleiders. Degenen met wie we echt werken en met wie het moet klikken. Dat gaf voor ons de doorslag om voor Gom ZorgSupport te kiezen. Bij hen hadden we het gevoel: die verstaan hun vak én zij passen bij onze organisatiecultuur. Voor ons is het belangrijk dat onze leveranciers sociaal betrokken zijn en dat is Gom ZorgSupport.’ 

Hogere kwaliteit

Van toegevoegde waarde vindt Karin ook dat Intrakoop zich inzet naar beide kanten. 'Zij behartigen onze belangen en leggen uit wat een schoonmaakbedrijf ons kan bieden. Maar ze maken ook bij leveranciers duidelijk wat de behoeften en ontwikkelingen zijn in de zorg. Zo helpen zij de leveranciers om zich verder te ontwikkelen en zorginstellingen tegemoet te komen. Dat levert een hogere kwaliteit op en dat is wat we willen!' 

Neem contact op

Benieuwd hoe Intrakoop je kan begeleiden bij de inkoop van schoonmaakdiensten voor jouw zorgorganisatie? Neem contact op met:

Joost Geerlings
Inkoper/productmanager Facilitair