Altijd de juiste softwarelicenties

Te veel betalen voor softwarelicenties of een boete krijgen voor ongeoorloofd gebruik ervan. Beide scenario’s komen vaak voor. Maar goed nieuws: samen met Protinus IT heeft Intrakoop een oplossing voor dat probleem.

Hoe complex softwarelicenties zijn, weet Patrick van Lonkhuijzen uit ervaring. Voor hij ict-adviseur bij Intrakoop werd, deed hij zeventien jaar it-ervaring op bij verschillende bedrijven en zorgorganisaties. Hij legt uit welke drie stappen nodig zijn om alle softwarelicenties netjes op orde te krijgen.

1. Inzicht in het daadwerkelijk gebruik
   ‘Welke softwarelicenties worden in een organisatie gebruikt? Sluit het gebruik aan bij de voorwaarden van die licenties? Gebruiken medewerkers de software ook privé? Liggen er nog ongebruikte licenties ‘op de plank’? Dat zijn allemaal relevante vragen waar je een ondubbelzinnig antwoord op moet kunnen geven.’
2. Up-to-date kennis
   ‘De spelregels voor softwarelicenties veranderen voortdurend. Vooral Microsoft heeft daar een handje van. Je moet er dus continu mee bezig zijn om alle bepalingen te kennen en goed op de hoogte te blijven van aanpassingen.’
3. Tijdig inspelen op veranderingen
   ‘Je ziet het regelmatig: organisaties die groeien of juist inkrimpen en die vergeten om dan ook meteen de softwarelicenties aan te passen. Ondertussen heeft dat wel financiële consequenties. En soms gaat het om aanzienlijke bedragen.’

Onafhankelijk advies

‘Er zijn partijen die zeggen dat ze deze stappen voor je kunnen nemen,’ weet Patrick. ‘Het probleem is alleen dat zij vaak op provisiebasis werken en dus van softwareleveranciers een percentage van het aankoopbedrag krijgen. Dat helpt natuurlijk niet als je op zoek bent naar onafhankelijk advies.’

Drie fases

Intrakoop heeft samen met haar ict-partner Protinus IT een oplossing waardoor leden wél verzekerd zijn van een deskundig, onafhankelijk advies. ‘Die oplossing omvat drie fases,’ licht Patrick toe. ‘En aan het eind heb je meer grip op je (Microsoft) softwarelicenties. Geen verrassingen meer en forse besparingen realiseren: dat is het doel.’