FG doet meer dan toezicht houden

Hoe moeten we de AVG interpreteren? En wat betekent dat voor ons? Omdat veel zorgorganisaties nog worstelen met de nieuwe privacywetgeving biedt Intrakoop leden de mogelijkheid om een functionaris gegevensbescherming (FG) in te huren. Wat mag je verwachten van deze hulp?

‘Veruit de meeste mensen die hier werken, zijn opgeleid voor de zorg. En hoewel ook zij het belangrijk vinden dat de privacy van cliënten en medewerkers goed beschermd wordt, willen ze niet onnodig veel tijd en energie stoppen in het
uitpluizen van de privacywetten en de bijbehorende administratie’, vertelt Sylvia Meijer. Zij werkt als bestuurssecretaris bij Aveleijn, een organisatie in Twente die zorg biedt aan kinderen, jongeren, volwassenen en senioren met een verstandelijke beperking of een lage sociale redzaamheid.

Geen privacy-deskundigen

‘Als staf kunnen we al wel een groot deel van de administratielast van de AVG op ons nemen, dus dat scheelt. Maar ook wij zijn geen privacydeskundigen. En als je er pas bij een controle achter komt dat je iets verkeerd hebt gedaan en dat met terugwerkende kracht recht moet zetten, dan is dat flink zweten. Dat willen we dus voorkomen.’

FG’s zijn schaars

Omdat Aveleijn een redelijk grote organisatie is die met veel bijzondere persoonsgegevens werkt, waren zij bij de invoering van de AVG verplicht om een FG aan te stellen. ‘Maar FG’s zijn schaars’, weet Sylvia. ‘Het is een functie die nog niet zo lang bestaat en er is in Nederland maar een selecte club mensen die daar een opleiding voor heeft gevolgd. Toen we hoorden dat we via Intrakoop een FG konden inhuren, waren we meteen geïnteresseerd.’

Advies over de prioriteiten

Ruim een jaar geleden ging Intrakoop-consultant Geert Megens als FG bij Aveleijn aan de slag. In eerste instantie was dat voor één dag in de week. ‘Al snelwerd duidelijk dat het een gemiste kans zou zijn als we hem alleen als interne controleur zouden inzetten. Aangezien hij verreweg de meeste kennis heeft over wat er allemaal moet gebeuren om aan de AVG te voldoen, leek het ons ook handig als hij ons mee zou nemen in het gedachtengoed van die privacywet. Wat moeten we nog allemaal doen en wat heeft prioriteit? Dat wilden we ook graag weten. Want we kunnen niet alles tegelijk aanpakken.’

Bewustzijn creëren

Die ene dag groeide al snel uit naar twee dagen in de week. Ook werd Geert eropuit gestuurd. Hij ging bij alle locaties van Aveleijn langs om uitleg te geven over de AVG. ‘Zijn meerwaarde is dat hij zijn verhaal nooit begint met wat allemaal niet mag. Hij vertelt dat je ook onder de nieuwe privacywetgeving nog heel veel kunt delen, zolang je het goed documenteert en beargumenteert. Het gaat om de afweging. Dat is dus iets waar medewerkers zich bewust van moeten zijn. En Geert helpt ons om dat bewustzijn binnen onze organisatie te creëren.’

Zekerder dankzij e-learning

‘Door de komst van de AVG zijn veel medewerkers in een kramp geschoten’, weet Sylvia. ‘Ook tijdens de locatiebezoeken van Geert wordt keer op keer duidelijk dat zij nog veel vragen hebben. Via een e-learningmodule willen we er dit jaar voor gaan zorgen dat medewerkers de juiste antwoorden op hun vragen krijgen, waardoor ze zich zekerder gaan voelen en sneller weten hoe ze in een bepaalde situatie moeten handelen.’ Bij de selectie van de leverancier is ook Geert van de partij. ‘Hij gaat de e-learning-modules inhoudelijk beoordelen’ vervolgt ze. ‘Echt handig hoor, zo’n FG die je ook bij dit soort trajecten kunt inzetten. Ik kan het iedereen aanraden om een privacydeskundige in te huren, ook organisaties die niet verplicht zijn om een FG aan te stellen.’