Van leveranciersrelatie naar partnership

Het contract van Azora met hun wasserij liep af. Dat was dé aanleiding om samen met Intrakoop een visie- en beleidstraject voor textielverzorging te doen. Als basis voor het nieuwe contract. Het leidde tot waardevolle afspraken voor de toekomst.

Een langdurig contract met een wasserij geeft een zorgorganisatie zekerheid. ‘We waren tevreden over CleanLease,’ zegt Linda Draijer, teammanager facilitair en thuiszorg Wmo bij Azora, ‘maar we misten wel een proactieve houding om in te spelen op ontwikkelingen. En ik ben eerlijk genoeg om daaraan toe te voegen dat we zelf die proactieve houding ook niet altijd hadden. Maar we wisten natuurlijk wel dat er in de wasserij wereld ook voor ons interessante ontwikkelingen waren. Daarom was het goed om bij het aflopen van de contractperiode eens op papier te zetten wat we verwachten van een wasserij, en op basis daarvan tot nieuwe contractafspraken te komen.’

Kennis van de markt

Azora benaderde Intrakoop voor de gezamenlijke ontwikkeling van een visie- en beleidstraject voor de textielverzorging. ‘Specifiek op dat gebied een nieuwe aanpak. Maar wij hebben dit al eerder gedaan toen het contract met onze voedingsleverancier afliep’, vertelt Mario Biezeman, manager vastgoed en inkoop bij Azora. ‘Inhoudelijk interessant, want Intrakoop begeleidt veel aanbestedingen en kent daardoor de marktpartijen goed. Ze hebben een breed overzicht van de markt. Maar ook financieel is het interessant. Intrakoop gebruikt de aanbestedingssoftware van Negometrix, waarmee je de aantrekkelijkheid van de aanbieding van diverse leveranciers heel specifiek met elkaar kunt vergelijken.’

De beste aanpak bepalen

Behalve de markt kennen is het ook belangrijk te weten wat je precies van marktpartijen wilt, stelt inkoper/productmanager Astrid Willemsen van Intrakoop. ‘Als je niet weet welke mogelijkheden er in de markt zijn, is het moeilijk om een inkooptraject te lopen’, zegt ze. ‘Bovendien weten locaties van een zorgorganisatie soms niet van elkaar hoe ze met een externe dienstverlener omgaan. Als je dat in kaart brengt, ontstaat vanzelf discussie over de vraag wat de beste aanpak is en welke aanbieder daarop het best kan inspelen.’

Het belangrijkste wat er voor de korte termijn uitkwam, was de behoefte aan traceability. Draijer: ‘Door chips toe te passen in het wasgoed, verklein je het foutpercentage in uitlevering en het aantal vermissingen.’ Dat onderwerp kreeg dus een prominente plaats in het programma van eisen dat werd opgesteld als basis voor de marktconsultatie. Hiervoor werden vier partijen uitgenodigd. ‘De huidige leverancier bleek te kunnen bieden wat we willen’, vertelt Biezeman. “Intrakoop en ik hebben samen de onderhandelingen met CleanLease voor het nieuwe contract gedaan. Daar zijn goede financiële en inhoudelijke afspraken uit gekomen.’

Nadruk op partnership

Bewust is gekozen voor een kortere contractduur en een grotere nadruk op partnership, vertelt Draijer. ‘Dat is echt een belangrijke verandering. Het is beter elkaar als zorgorganisatie en leverancier vaker op te zoeken en scherp te houden dan een contract voor tien jaar te kiezen.’ In het nieuwe contract is afgesproken driemaal per jaar tactisch te over leggen en eenmaal per jaar strategisch. Biezeman: ‘Bijvoorbeeld over de vraag of we op sommige locaties wel of niet zelf blijven wassen. Ik geloof in partnership, en elkaar aanspreken op wat goed is en beter kan.’

Daar zit ook een component voor de langere termijn in. Willemsen legt uit: ‘Met de huidige personeelskrapte in de zorg is het de vraag in hoeverre het op termijn haalbaar blijft om zelf de was te verzorgen. Door regelmatig te overleggen, krijg je een goed beeld van op welk punt de overstap naar volledig uitbesteden mogelijk toch interessanter is. Niet nu, maar wel als stip aan de horizon: waar willen we als organisatie over vijf jaar staan met onze textielverzorging? In voorbereiding daarop helpen we Azora nu al om de interne kosten hiervan in kaart te brengen.’