Zuidwester stroomlijnt inhuur personeel niet in loondienst

In samenwerking met Intrakoop maakte zorgorganisatie Zuidwester een einde aan de decentrale inhuur van personeel niet in loondienst (PNIL). De nieuwe situatie zorgt voor centrale regie en eenduidige contracten.

Er is veel vraag naar (tijdelijk) personeel niet in loondienst in de zorg. Organisaties gebruiken vaak een veelheid aan bureaus die hen hierbij helpen. ‘Als de inhuur van dit personeel dan ook nog decentraal gebeurt, houdt niemand het overzicht en kunnen de prijsafspraken en andere condities sterk van elkaar verschillen’, zegt Simone Nicolaes, inkoper/productmanager HRM bij Intrakoop.

Dit speelde ook bij zorgorganisatie Zuidwester. Marjan van de Wal werd aangesteld als kwartiermaker ad interim, om een intern uitzendbureau op te zetten. ‘Het ontbrak aan centrale regie en dus aan duidelijkheid over kwaliteits- en diplomaeisen’, vertelt ze. ‘Vandaar de wens om te komen tot mantelcontracten met een beperkt aantal preferred suppliers. Iets waarvoor heel goed draagvlak te vinden is bij de zorgmanagers. Want alle zaken rondom inzet van eigen flexmedewerkers en PNIL concentreren bij een intern uitzendbureau ontlast hen en geeft hun één centraal aanspreekpunt voor vragen.'

Gespecialiseerde ondersteuning

Van de Wal besefte dat ze gerichte inkoopondersteuning kon gebruiken van een partij die hierin is gespecialiseerd en die de markt van bureaus voor PNIL goed kent. ‘Met Simone Nicolaes had ik al eens eerder gesproken’, vertelt ze. Zij stelde voor Hans de Ruijter, consultant bij Intrakoop, aan Marjan te koppelen. Hij heeft veel ervaring met het traject waar Zuidwester voor stond bij andere leden van Intrakoop. In het verleden begeleidde hij als inkoper in het Leyenburg Ziekenhuis in Den Haag ook al HR-projecten.

Hij vertelt: ‘De laatste jaren zie je in de zorg een verschuiving van personeel inhuren bij ’piek en ziek’ naar langdurige inhuur. Het aandeel van de vaste contracten in de zorg krimpt nu vaak ongewenst. Aan de ene kant is dat doordat zorgorganisaties in het verleden op ondersteunende functies hebben bezuinigd. Aan de andere kant doordat meer mensen hun vaste baan hebben verruild voor werken via een detacheringsbureau of als zzp’er om meer eigen regie te krijgen. Daarnaast zie je bij grotere organisaties veel business units die zelfstandig mensen mogen inhuren. Precies wat Simone ook vaststelde.’

Eisen vaststellen

Gesprekken over inhuur van personeel moeten niet starten met het tarief, maar met kwaliteitseisen, zegt De Ruijter. ‘De eerste stap is dus een programma van eisen opstellen voor hoe je met de flexibele schil in je personele bezetting wilt omgaan’, zegt hij. ‘Dan bied je de bureaus die hierin gespecialiseerd zijn duidelijkheid en krijg je een beeld van welke wel en welke niet op je eisen kunnen aansluiten.’ Precies dat is de taak van de inkoper, stelt hij.

‘Zuidwester is een organisatie die zich gevoelsmatig heeft ontwikkeld’, verduidelijkt hij. ‘In personeelsperspectief vertaalt dit zich in de vraag: voelt het goed die persoon op die groep te zetten? Als inkoper probeer je dat te vertalen naar de objectieve aspecten van je programma van eisen. Daarin moet je een goed midden vinden. En dat is samen met Marjan en het projectteam binnen Zuidwester zeker gelukt.Zij heeft voor zichzelf heel duidelijk het speelveld bepaald. Dan kom je tot goede inhoudelijke discussies en heldere afspraken.’

Missie geslaagd

De aanpak leidde tot contracten met vijf marktpartijen. ‘De zorgmanagers zijn positief, omdat de inhuur van PNIL nu goed geregeld is. Op een eenduidige manier voor de hele organisatie’, zegt Van de Wal. ‘De inbreng van Intrakoop in het proces heeft duidelijk meerwaarde gehad. Het houdt je scherp op het doel van het proces.’
‘Voor ons was het ook weer een interessant traject’, vult Nicolaes aan. ‘Het laat zien dat we maatwerk kunnen bieden bij inkoopvraagstukken voor PNIL met als doel: grip op kwaliteit, risico’s en kosten. Daar is nu in de zorg veel vraag naar.'