Intrakoop begeleidt Pieter van Foreest naar twee nieuwe voedingsleveranciers

Fons van Hoek kwartiermaker facilitair bedrijf Pieter van Foreest

Intrakoop heeft zorgorganisatie Pieter van Foreest begeleid bij de selectie van nieuwe voedingsleveranciers. Naar volle tevredenheid, zo blijkt uit de woorden van kwartiermaker facilitair bedrijf Fons van Hoek. “We hebben de leveranciers gevonden die passen bij onze visie op eten en drinken.”

Pieter van Foreest biedt - verspreid over 25 locaties - wonen, zorg, behandeling en welzijn voor ouderen in de regio Delft en omstreken. Het motto van de zorgorganisatie is Zo thuis als mogelijk, iets dat met name ook voor eten en drinken geldt. De vorige leverancier kon echter niet helemaal aan de wensen en eisen voldoen. 'Toen het contract afliep wilden we graag een frisse start maken en ons opnieuw op de markt oriënteren', vertelt Fons van Hoek. De zorgorganisatie besloot dit traject niet alleen te doen en zich door Intrakoop te laten begeleiden.

'Vanuit mijn vorige functies heb ik goede ervaringen met de ondersteuning van Intrakoop bij een selectietraject voor eten en drinken. Bovendien kende Intrakoop ook Pieter van Foreest al van eerdere projecten.' Het grote voordeel van Intrakoop zit in de ervaring, zo stelt Van Hoek. 'De gemiddelde facilitair manager doet misschien eens per drie of vijf jaar een selectietraject van eten en drinken. Voor Intrakoop is het bij wijze van spreken dagelijks werk. Het is dan veel handiger om van die kennis en ervaring gebruik te maken. Ze hebben marktkennis, zijn op de hoogte van ontwikkelingen en hebben contacten met alle leveranciers. Daardoor zijn ze goed in staat om te beoordelen welke leveranciers goed passen bij jouw organisatie en visie op eten en drinken.'

Twee leveranciers

Om de bewoners zich zo thuis als mogelijk te laten voelen, wordt op de locaties bij Pieter van Foreest waar mogelijk vers gekookt. 'Het hangt er vanaf  hoe de faciliteiten zijn om vers te kunnen koken, wat je kookt en voor hoeveel mensen. We hebben uitlopende woonvormen. Er zijn locaties waar bewoners met z’n zessen wonen. Dan kun je prima in de supermarkt je boodschappen halen en samen koken. Maar we hebben ook woongroepen van achttien bewoners. Dan kan het veel praktischer zijn om bij de totaalleverancier te bestellen.'

Het selectietraject leidde om die reden tot twee leveranciers: TotaalVERS als totaalleverancier en Jumbo als lokale supermarkt partner. De totaalleverancier levert naast vers ook convenience, diëten, speciaalvoeding en afleidingen zoals speciaal fijn gemalen eten voor bewoners met slikproblemen. De supermarkt biedt de mogelijkheid om reguliere boodschappen te doen. Online, maar ook in de winkels zelf. Van Hoek. 'We hebben relatief veel locaties met kleinschalig wonen. Een daarvan zit pal naast de Jumbo, waar ze elke dag met de bewoners naartoe gaan om boodschappen voor die dag te kopen. Dat is meteen ook een activiteit voor de bewoners, dus mooi meegenomen.'

Luisteren

Voorafgaand aan de keuze heeft Pieter van Foreest veel profijt gehad van de ondersteuning van Intrakoop. 'Intrakoop luistert naar je verhaal. Wat is je visie en wat zijn je wensen? Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid, gastvrijheid en de beleving rondom de maaltijd. Daarna hebben we samen een selectie gemaakt van een aantal leveranciers en supermarkten. Na de eerste presentatie bleven er drie totaalleveranciers over en een supermarkt. Dan ga je een traject in waarin je gaat verdiepen en de kandidaten specifiekere vragen moeten gaan beantwoorden. Wat is de prijs voor een menucyclus? Hoe zit het met de logistiek en de afleverkosten? Hoe ga je om met duurzaamheid?' Uiteindelijk moest er nog een keuze gemaakt worden tussen twee totaalleveranciers. 'Met een kleine delegatie hebben we beide leveranciers bezocht. Dat is natuurlijk leuk om te doen, maar ook heel nuttig. Via zo’n kennismaking kun je zien hoe een bedrijf werkt, maar bijvoorbeeld ook ervaren hoe ze met klachten omgaan.' 

Proefmaand

In deze laatste fase van het selectietraject heeft Intrakoop ook meegedacht over de implementatie. Om de overgang zo soepel mogelijk te laten verlopen werd gekozen voor een testperiode. Van Hoek: 'We hebben op een aantal afdelingen een maand proef gedraaid om te zien of de leverancier doet wat hij beloofde. Hoe is de leveringsbetrouwbaarheid, houden ze zich aan de tijdstippen, is de kwaliteit van het ontvangen eten goed, hebben ze inderdaad verschillende portiegroottes en dieetvoeding geleverd? En als het eens fout gaat: hoe lossen ze het op? Ik mag zeggen dat TotaalVers met vlag en wimpel door de proefperiode heen kwam. Voor de Jumbo gold geen proefperiode, omdat dit puur het reguliere boodschappen doen betrof.'

Constructieve gesprekken

Na de succesvolle implementatie gaat de samenwerking tussen Pieter van Foreest en Intrakoop verder. 'Intrakoop neemt ook het contractmanagement op zich. We hebben onlangs met beide leveranciers een eerste evaluerende bijeenkomst gehad. Het is nog even zoeken naar de vorm, maar ik moet zeggen dat de gesprekken in bijzijn van Linda van Lievenoogen van Intrakoop, constructief en open zijn. Het is prettig dat er iemand bij zit die dit als dagelijks werk heeft.'

Al met al kijkt Van Hoek tevreden terug op het hele proces. 'We hebben heel goede ervaringen bij zowel het voorwerk als de ondersteuning tijdens het selectietraject zelf. Daarnaast verwachten we in de toekomst ook baat te hebben bij het contractmanagement dat Intrakoop voor ons doet.'

Deel dit artikel

Neem contact op

Wil je meer weten over de manier waarop Intrakoop je zorgorganisatie kan ondersteunen bij de selectie van leveranciers voor eten en drinken? Neem dan contact op met

Anne Marie Kolkhuis Tanke
Tactisch Inkoop Consultant
  • 06 55 80 63 92