Belangrijk nieuws over het Burgerservicenummer (BSN)

Beeldscherm met lock_web

Vermelden van het BSN op de loonstrook niet meer verplicht. Het nummer moet wel vermeld worden op de jaaropgaven.

Dat is opgenomen in het Handboek loonheffingen, onderdeel Stappenplan, stap 10. Daarin is aangegeven welke gegevens verplicht vermeld moeten worden op een loonstrook. Naast deze gegevens is het aan te raden ook andere gegevens op de loonstrook te vermelden, zoals het BSN. Deze formulering laat ruimte om de verplichting om het BSN  te vermelden te laten vervallen. Het is aan de werkgever of uitkeringsinstantie om hierin een eigen keuze te maken.

Dat maakt het (per post of per e-mail) versturen van de salarisstroken veel minder risicovol voor jou als organisatie en daarmee ook voor jouw medewerkers. Het risico van identiteitsfraude met het BSN bij verlies of diefstal verdwijnt bij loonstroken zonder BSN. Dit document bevatte zowel de NAW-gegevens  als het BSN, een ideale combinatie voor identiteitsfraude wanneer dat document (of het op papier is of digitaal) in verkeerde handen komt. Door de komst van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) zal een werkgever hier hoe dan ook een keuze moeten maken. Ook de Ondernemingsraad kan hier bij het bestuur op aandringen.

Daarom adviseren wij het volgende: 

  • pas de loonstrook aan, verwijder het BSN
  • vaak zit het BSN hard gecodeerd in salaris-software, ga na of dit veld weggehaald of leeg gemaakt kan worden
  • overleg met je softwareleverancier om dit voor je aan te passen.

Daar waar Intrakoop deze software collectief heeft geregeld voor haar leden door middel van een raamovereenkomst, zal er zonder meer contact worden opgenomen met de softwareleverancier, met het verzoek om hieraan medewerking te verlenen.
Overigens, de meeste salarisstroken worden tegenwoordig beschikbaar gesteld binnen een beveiligde HRM-omgeving of via een beveiligde e-mail gestuurd. Zorg wel dat dit allemaal ook veilig is en veilig blijft. 

Voor nader advies over de implementatie van de AVG binnen jouw organisatie, neem contact op met de AVG-consultants van Intrakoop.

 

Deel dit artikel

Neem contact op

Auke ten Hoeve
Consultant
  • 06 13 87 64 61