Professionaliseren met inkoopondersteuning

Flexibele inkoopondersteuning van Intrakoop

Als kleine inkoopafdeling heb je geen specialistische kennis voor elk inkooptraject in huis. Henri Kroon, manager Inkoop bij Bartimeus, koos daarom voor flexibele inkoopondersteuning van Intrakoop. Ideaal voor de professionalisering van zijn afdeling.

'Toen het Verenigd Koninkrijk tot de Brexit besloot, kwam er onverwachts een flinke klus op ons bord te liggen. Er moest worden uitgezocht welke leveranciers van medicijnen en medische hulpmiddelen zaken doen met Engeland en de risico’s moesten in kaart worden gebracht. Dat is niet iets wat mijn medewerkers er naast hun reguliere werkzaamheden even bij kunnen doen.' De afdeling Inkoop van Kroon bestaat uit 1,5 fte. Voor extra werkzaamheden, bijzondere inkooptrajecten en professionalisering van de afdeling zet hij een inkoopondersteuner van Intrakoop in. 'Zij werkt al ruim twee jaar één dag in de week bij ons op de afdeling. Zij voelt als een medewerker. Ze kent de weg, onze processen en de mensen. Dat is een stuk effectiever dan per vakgebied een nieuwe expert inhuren.' Jaarlijks koopt Kroon de expertise in met een soort strippenkaart met beschikbare uren. 'Deze uren kan ik flexibel inzetten. Als ik meer nodig heb, kan ik dit bij Intrakoop aangeven.'

Dankbaar gebruik

Naast de flexibele en efficiënte inzet van de inkoopondersteuner ziet Kroon de voordelen van de inkoopkennis die beschikbaar komt. 'Ze heeft een groot netwerk. Door de kennisbundeling van Intrakoop is alle strategische en specifieke inkoopkennis snel toegankelijk voor haar.' Kroon maakt er dankbaar gebruik van voor het professionaliseren van de processen binnen zijn afdeling. 'We hebben een purchase-to-pay-traject gedaan. Hierbij hebben we het hele proces van bestelaanvraag, tot inkoop/aankoop tot en met automatisch betalen van de factuur georganiseerd. Als team hebben we hier samen met onze inkoopondersteuner over gebrainstormd. Zij werkt het vervolgens uit: ze heeft de kennis om het te realiseren, ze plant de acties, hakt knopen door en zorgt dat de medewerkers goed op de hoogte zijn van de nieuwe werkwijze.' Ook bij requestforproposal-trajecten zet Bartimeus haar expertise in. 'Zij beoordeelt potentiële leveranciers, denkt mee in het offertetraject en bij het opstellen van de contractvoorwaarden.'

Omvangrijk traject

Een andere klus die op de plank lag voor de inkoopondersteuner was het op orde krijgen van het contractmanagement. Kroon gaf haar de opdracht dit te automatiseren. 'Je kunt niet elke keer al die contracten nalopen. Ik wil graag dat we automatisch een reminder krijgen als onze contracten verlopen en we eventueel nieuwe keuzes moeten maken. Dit was een omvangrijk automatiseringstraject waarbij de inkoopondersteuning bestond uit het inrichten van het systeem en het implementeren op de afdeling.' De inkoopondersteuner heeft hiervoor extra expertise van Intrakoopcollega’s ingezet.

Geen omkijken naar

Kroon verwacht ook voordeel te hebben van de gunstige overeenkomsten die Intrakoop met leveranciers afsluit. 'We hoeven zelf niet steeds de markt op om de beste leverancier te vinden. Onlangs zochten we naar een lease aanbieder. Binnen no time hadden we dat goed voor elkaar door het netwerk van onze inkoopondersteuner. In principe heb je er dan geen omkijken naar. Dat het allemaal snel en goed geregeld wordt, maakt mijn leven als manager net weer even iets makkelijker.'

Flexibele inkoopondersteuning van Intrakoop

Met de inzet van onze inkoopondersteuning kun je flexibel en efficiënt inspringen op veranderingen in je vraag en budget. Jij richt je op je kerntaken. Wij helpen bij de ondersteunende taken. Zo werken we samen aan duurzame, structureel betere en betaalbare zorg.

Deel dit artikel

Neem contact op

Meer weten over onze inkoopondersteuning? Neem contact op met:

Esther Copier
Medewerker Servicedesk
  • 0418 65 70 70