Selectieprocedure wint aan kracht door samen thema’s te bepalen

Een selectieprocedure voor een nieuwe voedingsleverancier is hét moment om bedrijfsbreed wensen en behoeftes op te halen én actuele ontwikkelingen in de markt te onderzoeken. Intrakoop ondersteunde zorgorganisaties AxionContinu en Zorgspectrum in dit proces.

In het kader van hun inkoopsamenwerking gingen AxionContinu en Zorgspectrum samen op zoek naar een nieuwe voedingsdistributeur. ‘We waren ontevreden over de bestaande leverancier en zagen te weinig perspectief voor verbetering’, zegt Alfons Rijnbeek, voedingsmanager van AxionContinu. ‘Het is sowieso goed om je iedere paar jaar te oriënteren op de markt, om te inventariseren of er ruimte voor verbetering is. Inkoopsamenwerking geeft je daarin meer volume en dus een betere marktpositie.’ De partijen besloten hierbij gebruik te maken van Intrakoop als procesbegeleider. Lian Traa, inkoper/productmanager Eten & Drinken, vertelt: ‘Selectietrajecten leggen van nature vaak een (te) zware nadruk op cijfermatige eisen en te weinig op kwalitatieve (service)wensen vanuit de zorgorganisatie. Om dat te voorkomen gebruiken we een nieuwe, themagerichte aanpak. Deze aanpak dwingt alle betrokken partijen om meer cliëntgericht te denken en minder te verzanden in cijfermatige details.’

Zeven thema’s

Er volgde een traject waarin eerst vijf voedingsdistributeurs werden gepolst over de ontwikkelingen in hun markt. ‘De mensen die bij de zorgorganisaties betrokken zijn bij voeding, praten niet iedere dag met deze partijen en weten dus niet wat daar speelt’, zegt Traa. ‘Dit proces gaf hen gerichte kennis als basis voor het vervolg, de themagerichte aanpak. We brachten alle professionals die vanuit verschillende perspectieven betrokken zijn bij het onderwerp bij elkaar in brainstormsessies; diëtisten bijvoorbeeld, maar ook medewerkers van de interne logistiek. Deze professionals praten niet dagelijks met elkaar over voeding. Dat kan zorgvuldigheid in het selectieproces voor een nieuwe voedingsdistributeur in de weg staan. Samen hebben we ze thema’s laten benoemen die ze voor voeding echt belangrijk vinden. Hierbij kwamen ze uit op: lekker eten en drinken, keuze en variatie, gastvrijheid, bestellen, budget en kosten, logistiek en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Bij elkaar vormden deze zeven thema’s de basis voor de uitvraag aan de drie partijen die op de shortlist stonden voor het nieuwe contract.’

Meerwaarde

De themagerichte aanpak bood meerwaarde voor AxionContinu en Zorgspectrum, stelt Rijnbeek. ‘Het brengt je kennis over de voedingsmarkt up-to-date en zorgt voor draagvlak binnen de organisatie over de keuze voor de nieuwe partij. Het helpt je om heel gericht na te denken over wat je wilt verbeteren in je voedingsaanbod, wat je verwacht van een leverancier en hoe je dat kunt vertalen naar wat je je cliënten wilt bieden. Door de voorselectie weet je al, voordat je het gesprek met de drie partijen op de shortlist aangaat, dat ze in theorie alle drie geschikt zijn als leverancier. Dit betekent dat je het meteen kunt hebben over wat je in de nieuwe contractperiode van een leverancier kunt verwachten. Bovendien geeft het richting aan de tussentijdse evaluatie.’

Zorgvuldige selectieprocedure

Gerben Hengeveld is manager marketing & new business bij Huuskes, de partij die het contract won. De thema-aanpak zorgde voor een buitengewoon zorgvuldig selectieproces, vertelt hij. ‘We konden eerst in gesprek over onderwerpen als visie op voeding, duurzaamheid en multiculturele voeding, die voor ons ook relevant zijn. Pas daarna gingen we het offertetraject in. Ook het bedrijfsbezoek was bijzonder. Het bood onze medewerkers van verschillende afdelingen als klantenservice en ICT de kans om te vertellen hoe zij de behoefte gaan invullen die AxionContinu en Zorgspectrum hebben. De hele procedure onderstreept duidelijk de meerwaarde van Intrakoop, dat echt leiding neemt in het sturen van zo’n proces.’