De laatste update over de gevolgen van het Coronavirus voor je inkoop

Naar aanleiding van ons artikel van 5 maart hebben we de afgelopen week van meerdere leveranciers relevante aanvullende informatie ontvangen. Die delen we, zoals beloofd, graag met jullie.

We zien dat het merendeel van de diverse adviezen en procedures aansluit bij wat het RIVM op haar site heeft staan. Ten aanzien van hoe om te gaan met je personeel is het advies nog steeds om hen te vragen thuis te blijven als ze zich niet lekker voelen en de instructies van het RIVM op te volgen. Veel medewerkers wordt verzocht laptops inclusief accessoires (bijv. oplader) bij zich te hebben wanneer ze de werkplek verlaten, zodat ze indien nodig thuis kunnen werken. Op deze website is meer achtergrondinformatie te vinden over de oproep van minister-president Rutte om inwoners van Brabant waar mogelijk thuis te laten werken deze week. 

Veel leveranciers adviseren hun medewerkers naast het opvolgen van de RIVM adviezen, om bij bezoeken aan de klant of het lid dat in onderling overleg te doen. Vraag is dan steeds of het gewenst en veilig is om langs te komen of dat het klantcontact ook anders gedaan kan worden. 
Ook zien we dat er wordt nagedacht over business continueringsplannen om te zorgen dat de benodigde producten bij de klant terecht komen en er voldoende aanbod is. Sommige leveranciers vragen hun klanten expliciet om hun reguliere bestelhoeveelheid en-frequentie aan te houden om daarmee hamsteren te voorkomen. 

Advies vanuit onze verzekeringenleverancier is om je dekkingen goed te controleren en bij twijfel contact op te nemen met je verzekeraar. Voor veel verzekeringen is een materiële beschadiging of schade noodzakelijk (denk aan brandverzekeringen, bedrijfsschadeverzekeringen, transportverzekeringen en computerverzekeringen). In het geval van het Coronavirus is dat vaak niet het geval. Verzekeringen waarop wel een beroep kan worden gedaan zijn bijvoorbeeld verzuimverzekeringen, reis- en annuleringsverzekeringen. Let erop dat deze informatie niet uitputtend en bindend is, bij twijfel is het advies altijd te bellen met je verzekeraar of tussenpersoon. 

Vanuit ons segment Personeel komen adviezen aan personeel dat via uitzendorganisaties aan het werk is. Het gaat dan in eerste instantie om het werken conform de regels van het RIVM en daarnaast gaat het om vragen vanuit de opdrachtgever. Wat moet je doen als de opdrachtgever je vraagt om te reizen naar het buitenland? Sommige leveranciers (zoals Start) hebben hun personeel dat verboden. Ten aanzien van vragen over geplande en te plannen vakanties wordt geadviseerd de (reis)adviezen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken op te volgen. Die zijn hier te vinden.  

De verschillende leveranciers van het segment Eten en Drinken zijn ook benaderd en komen met de volgende adviezen: 
Allemaal geven ze aan dat de richtlijnen van het RIVM streng opvolgen. Aan personeel (ook chauffeurs) is de regel van RIVM van kracht: bij lichte klachten thuisblijven. Een enkele leverancier geeft aan  dat ze ook de chauffeurs flexibiliteit hebben gevraagd om zieke collega’s op te vangen in diensten. (dus dat betekent intrekken verlof). In sommige gevallen worden handschoenen desinfectans uitgedeeld aan die collega’s die op bezoek gaan bij de klant. Leveranciers geven allemaal aan dat ze lokaal/ plaatselijk een oplossing bieden wanneer er niet in de huiskamer kan worden geleverd. Er is (nog) geen algemene richtlijn van kracht om niet meer te leveren tot in de keuken in een bepaalde regio. 
Veel leveranciers hebben concern breed crisisteams en dagelijks overleg ingericht  Bezoek aan ruimten met strenge hygiëne maatregelen (denk aan productiekeukens maaltijden) worden uit voorzorg niet onnodig belast met rondleidingen of bezoeken. 

Schoonmaakleveranciers vanuit het segment Facilitair geven specifieke adviezen aan hun personeel m.b.t. de schoonmaak van kantoren. Daar waar bij andere leveranciers leveringsachterstanden worden opgelopen wordt dat direct met de desbetreffende klant opgenomen. Bij sommige kantoorbenodigdheden is dat nu al het geval, ook daarover wordt op individuele basis met de klant overlegd. Ook wordt gekeken naar alternatieve producten, waar nodig wordt dat ook met de klant overlegd. Veel leveranciers hebben op hun website of in hun webshop mededelingen staan over de beschikbaarheid van producten. 

Bij bijna alle segmenten wordt geadviseerd om bij specifieke vragen contact op te nemen met de leverancier om te bekijken hoe een mogelijk probleem in de levering op individuele basis opgelost kan worden.