Alles voor een vlekkeloze textielverzorging

Intrakoop Textielaudit en contractmanagement

Hoe schoon komen dienstkleding, lakens en handdoeken van de wasserij terug? Komt ├╝berhaupt alles wel terug? Is het allemaal perfect gestreken? En vraagt de leverancier wel een faire prijs voor die dienstverlening? Om antwoorden op dit soort vragen te krijgen, koos het Wilhelmina Ziekenhuis Assen voor een textielaudit en contractmanagement op maat.

"We wilden graag bij onze huidige leverancier, Rentex Floron, blijven. Maar we wilden bij het afsluiten van een nieuw vijfjarig contract wel zeker weten dat alles klopte', vertelt Harm Bosman, hoofd inkoop bij het Wilhelmina Ziekenhuis Assen. "Die zekerheid krijg je alleen als je een partij als Intrakoop inschakelt. Zij weten goed hoe de textielverzorging bij andere ziekenhuizen is geregeld en hebben dus het benodigde vergelijkingsmateriaal."

Kritisch

Het Drentse ziekenhuis werkt al op veel vlakken samen met Intrakoop. Hoewel Harm over het algemeen erg te spreken is over de  dienstverlening, blijft hij wel altijd kritisch. Zo ook dit keer. "Zo’n inkooptraject gaat over veel geld. Prima dat Intrakoop een
gering percentage van dat bedrag ontvangt, maar daar moeten ze natuurlijk wel wat voor doen", benadrukt hij lachend.

‘Intrakoop houdt met 'contractmanagement op maat' écht een vinger aan de pols.

Harm Bosman | IHoofd inkoop bij Wilhelmina Ziekenhuis Assen 

Prangende vragen

Voor Intrakoop was het al snel duidelijk dat het WZA zelf weinig tijd had om veel zaken tot op de bodem uit te zoeken. Organisatorisch stond het ziekenhuis aan de vooravond van een grote verandering. Niemand zat dus op een nieuwe textielleverancier te wachten, met al het extra werk dat daarbij komt kijken. Ondertussen had WZA nog wel drie prangende vragen:

1 Hoe scoort de leverancier op kwaliteit?

Hiervoor heeft Intrakoop begin januari een textielaudit bij de leverancier uitgevoerd. Dat is een onafhankelijke kwaliteitsmeting. Harm en zijn collega’s konden via een online platform precies zien hoe de leverancier met het textiel omging en hoe stipt de levering was. "De kwaliteit was goed en de aantallen klopten. Prettig om te weten. We hebben dan ook met Intrakoop afgesproken om jaarlijks zo’n schouwing
te doen."

2 Betalen we wel een marktconforme prijs?

"Er zijn in deze regio maar een beperkt aantal leveranciers waar we met ons textiel terechtkunnen. Zo’n drie of vier", schat Harm. "Maar zoals gezegd: we wilden geen overstap maken. Het aanbod van de huidige leverancier konden we dus niet naast dat van andere partijen leggen. Maar betalen we dan niet teveel? Die vraag dringt zich dan toch op. Het scheelt dan dat Intrakoop de nodige benchmarkgegevens heeft. Ook hebben ze het aanbod nog kritisch doorgekeken."

3 Komt de leverancier straks echt alle afspraken na?

Na de ondertekening van het contract gaat het natuurlijk pas echt beginnen. Maar wie controleert of de leverancier zich gedurende de looptijd wel echt aan alle afspraken houdt? Die controle wil er in de waan van de dag nog weleens bij inschieten. En wat als er afspraken moeten worden bijgesteld? Intrakoop speelt daar met 'contractmanagement op maat' op in. Om te beginnen wordt er een Service Level Agreement opgesteld waarin alle kwalitatieve afspraken en KPI’s staan. Intrakoop toetst die vervolgens gedurende de gehele looptijd van het contract. "Ze houden echt een vinger aan de pols", bevestigt Harm. "Daarbij hebben ze ook rechtstreeks contact met de leverancier. Zo gaan we jaarlijks samen met de leverancier en Intrakoop om de tafel zitten om te kijken hoe het gaat en wat eventueel nog beter kan."

Het volgende inkooptraject

Harm ziet ondertussen meer mogelijkheden op het vlak van contractmanagement. “Voor het inkooptraject voor de schoonmaak gaan we een vergelijkbare constructie hanteren. En ik begreep dat Intrakoop het contractmanagement nog verder uit wil breiden. Ben benieuwd. Daar kijk ik dus alvast naar uit."

Deel dit artikel

Neem contact op

Meer weten of de mogelijkheden van onze overeenkomsten voor textielverzorging ontdekken? Neem contact op met:

Astrid Willemsen
Inkoper/productmanager Facilitair