Koplopergroep: de kracht van coöperatieve samenwerking
Onze leden Tergooi MC, Wilhemina Ziekenhuis Assen, Ziekenhuis Rivierenland Tiel, Anna Zorggroep, Flevoziekenhuis, Diakonessenhuis, Sint Jans Gasthuis maken samen met Intrakoop deel uit van de Koplopergroep, een samenwerkingsverband op het gebied van inkoop. Door deze samenwerking ontstaat een waardevolle uitwisseling van kennis, expertise en competenties, waar elk ziekenhuis en de zorg in Nederland beter van worden. In dit interview stellen we twee Koplopers aan je voor.
In de Koplopergroep werken onze leden samen aan oplossingen, verbeteringen en vernieuwing op inkoopgebied.
Het doel van de samenwerking is om kennis en expertise te delen waarmee de inkoopafdelingen van ziekenhuizen hun voordeel kunnen doen. De samenwerking is ontstaan vanuit de behoefte om te blijven excelleren op inkoopgebied, actief van elkaar te leren en om de samenwerking met elkaar en Intrakoop breder vorm te geven. Een open en transparante samenwerking staat centraal.
We spraken met Jan Eisen, hoofd inkoop bij het Wilhelmina Ziekenhuis Assen (WZA) en met Wendy Klein, hoofd inkoop bij het Diakonessenhuis met locaties in Utrecht, Zeist en Doorn.
Beiden vertellen over de rol die de Koplopergroep speelt. Tijdens het interview werd ook hun enorme passie voor het inkopersvak duidelijk. Het werd een boeiend en open gesprek, waaraan ook Intrakoopadviseur Nicole Poldervaart deelnam.
Jan Eisen (Wilhelmina Ziekenhuis Assen)
Jan doet de aftrap en stelt zich voor: ‘Groningen is mijn woonplaats. Ik combineer thuiswerken en het werken op onze locatie in Assen. Alweer vijf jaren ben ik als hoofd inkoop en logistiek werkzaam bij WZA. Sinds 2023 neem ik deel aan de Koplopergroep.
Mijn werk levert me veel plezier op: het inkoopproces is boeiend. Nóg leuker is het als het inkoopproces afgesloten wordt met een goede deal. Voldoening uit mijn werk haal ik vooral wanneer we als team lekker bezig zijn. Een deal is wat mij betreft geslaagd als er optimale voorwaarden zijn afgesproken. Uiteindelijk gaat het vooral om het maken van de beste kwalitatieve en financiële afspraken.’
Jans hart ligt overduidelijk bij het inkoopvak. Zijn enthousiasme laat hij ook zien door zijn rol als gastdocent bij de Hanzehogeschool. Jan: ‘Studenten geef ik een kijkje in de wereld van de inkoper. Enthousiastelingen bied ik de kans om binnen mijn afdeling een praktijkopdracht op inkoopgebied te doen.’
Volgens Jan is het de hoogste tijd dat er een studie op academisch niveau voor inkoopspecialisten komt: een master Inkoop is wat hem betreft een must in onderwijsland. Het vak ontwikkelt zich steeds verder en daar hoort een dito onderwijsaanbod bij.
Jan beschrijft de ontwikkeling van zijn afdeling: ‘We begonnen aanvankelijk als een veredelde bestelafdeling. In der loop der tijd hebben we een grote professionaliseringsslag gemaakt. We staan nu vooraan bij alle beslissingen op inkoopgebied. Men kan en mag binnen én buiten de organisatie niet om ons heen. Er wordt simpelweg veel meer van een inkoopafdeling gevraagd en de vereiste competenties van de inkoper veranderen dus mee.’
Wendy Klein (Diakonessenhuis)
Wendy, hoe zit het bij jou en hoe ben jij in het inkoopvak gerold?
Wendy Klein vertelt: ‘Ik werk alweer zeven jaren bij het Diakonessenhuis als hoofd inkoop. Ik ben na mijn studie Bedrijfskunde het inkoopvak ingerold als consultant van een inkoopadviesbureau en daarna als inkoper bij een pensioenuitvoeringsorganisatie.
Het mooie aan het inkoopvak vind ik dat er veel vernieuwing op dit gebied plaatsvindt. Net als Jan vind ik het mooi om te zien dat we door samenwerken resultaten op inkoopgebied behalen.
Ik constateer dat de inkoopfunctie zich in ons ziekenhuis positief ontwikkelt. We kunnen onze afdeling ook steeds beter op de kaart zetten. Wat dat betreft zie ik een parallel met de ontwikkeling bij het WKA, zoals Jan beschrijft.’
Toegevoegde waarde Koplopergroep
Jan en Wendy vertellen over hun deelname aan de Koplopergroep.
Jan: ‘Mijn deelname aan de Koplopergroep voorziet in een duidelijke behoefte die ik ervaarde. Ik werk voor een relatief klein ziekenhuis en miste de interactie met collega’s. Bijvoorbeeld om bepaalde uitdagingen samen te kunnen bespreken.’
Wendy: ‘Midden 2023 is het Diakonessenhuis aangesloten bij de Koplopergroep. De Koplopergroep heeft mij als inkoper veel goeds gebracht. Je zou kunnen zeggen dat ik in de Koplopergroep nieuwe collega’s heb gevonden.‘
Jan spreekt van een peer-to-peer groep: ‘Onze samenwerking gaat verder dan intervisie. We hebben korte lijntjes en weten elkaar goed te vinden, ook buiten de bijeenkomsten om.’
Wendy bevestigt: ‘Je loopt tegen dezelfde uitdagingen aan. We verdelen met elkaar de vraagstukken die we willen onderzoeken, zodat niet iedereen overal tegelijkertijd mee bezig hoeft te zijn.’
Jan: ‘De Koplopergroep heeft voor mij een enorme toegevoegde waarde. Ook al zit mijn ziekenhuis in Assen, ik maak graag een dienstreis voor het periodieke overleg. Het heeft me gebracht wat ik hoopte dat het zou brengen.
Alleen al het sparren! De extra opbrengsten -en dat zijn er veel- zijn alleen maar mooi. Denk bijvoorbeeld aan het beoordelen van elkaars werk. Wij werken allen in min of meer in gelijksoortige ziekenhuizen. Openheid, het delen van kennis en de wil om te samenwerken, leveren zoveel op.’
Wat levert dit op voor Intrakoopleden?
We vragen Jan en Wendy naar de opbrengst van de Koplopergroep voor Intrakoop en haar leden.
Wendy: ‘We spreken jaarlijks een aantal doelen en thema’s af. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid en innovatie. Vorig jaar hebben we gezamenlijk gekeken naar het onderwerp ‘indexatie’.
De oplossingen en verbeteringen die wij samen bereiken, zijn ook waardevol voor andere ziekenhuizen en zorginstellingen.
Dat kunnen praktische onderwerpen zijn, zoals het afschaffen van het gebruik van onderzoeksbankrollen in het kader van duurzaamheid. Maar ook kunnen we impact maken op organisatorisch gebied, door bijvoorbeeld af te spreken dat als het ene ziekenhuis akkoord geeft op het afstappen van bepaalde protocollen, de andere ziekenhuizen dit ook kunnen doen.
Het Koplopereffect
Jan signaleert een opbrengst op macroniveau: ‘Wat we doen levert wat op voor alle Intrakoopleden. De opbrengst van onze bevindingen delen we graag.
We zien dat de systematiek van de Koplopergroep succesvol is: het samenwerken -nu met zeven soortgelijke cure-instellingen- brengt onze zorgorganisaties tot een beter resultaat en/of tot innovatieve oplossingen. Als professionals begrijpen we elkaar. Je hoeft dingen niet uit te leggen.
Als Koplopers zijn we begonnen vanuit de inkoopgedachte. En het wordt nog beter: het Koplopereffect breidt zich uit, denk aan HR-gebied, AFAS en O.K.-logistiek en duurzaamheid. Het Koplopereffect kan bovendien zowel de Cure als de Care verder brengen. Niet alleen vanuit inkoop dus, maar breder.’
“Deelname aan de Koplopergroep vraagt discipline.”
De Koplopergroep werkt!
Jan: ‘De grootste les: wat we hier samen doen, werkt! Voorwaarde is wel dat iedereen zijn beste beentje voorzet. Deelname is niet vrijblijvend. We werken met vaste afspraken en met discipline. Iedereen werkt serieus mee aan het bereiken van resultaat. En zelfs van de mindere uitkomsten leren we.’
Wendy vult aan: ‘Successen komen niet vanzelf. Als Koplopers werken we nauw samen en iedereen doet zijn of haar best om er een succes van te maken.’
Intrakoop als verbinder
We vragen Adviseur Nicole Poldervaart naar haar kijk op de Koplopergroep. Zij vervult vanuit Intrakoop een trekkersrol.
Nicole: ‘Intrakoop heeft een begeleidende rol. Deze past uitstekend bij de kernwaarden van Intrakoop, namelijk verbinden en inspireren. Als innovatieve coöperatie zien we ook binnen de Koplopergroep innovatieve uitwerkingen.
Vanuit mijn rol mag ik een coördinerende bijdrage leveren aan de Koplopergroep. Ik voel me geen buitenstaander en ervaar veel gelijkwaardigheid. Het leggen van contacten tussen Intrakoopleden bewijst zijn meerwaarde. Zowel binnen de Cure, als binnen de Care valt nog veel te verbeteren en het is prachtig als we dit als coöperatie samen kunnen bewerkstellingen.’
Nicole spreekt bij Jan en Wendy grote waardering voor de Koplopergroep uit: ‘Jullie zijn onze sparringpartners. De oren en ogen binnen de coöperatie. Jullie hebben door jullie samenwerking een informatievoorsprong. Ik kan nieuwe initiatieven van Intrakoop toetsten op draagvlak. De coöperatieve instelling van de Koplopergroep is van grote waarde voor Intrakoop en haar leden.'
Thema’s 2025
Tot slot de vraag wat er voor dit jaar op de agenda van de Koplopergroep staat?
Nicole: ‘Samengevat richten we ons nu op samenwerking op gekozen thema’s, waarbij het van belang is dat inkopers elkaar makkelijk weten te vinden en gezamenlijk kunnen optrekken. We richten ons op nieuwe ontwikkelingen die ondersteunend zijn aan de inkoopfunctie, op duurzaamheid en op het gezamenlijk optrekken rond AFAS-vraagstukken en -optimalisatie.'
We sluiten dit interview af met de overtuiging dat de positieve opbrengsten van de Koplopergroep overduidelijk zijn, waarbij het belangrijk is de verworven kennis te delen met andere Intrakoopleden.
Een woord van dank aan Jan en Wendy voor hun bijdrage aan dit interview!
Websites:
Deel dit artikel
Neem contact op
